La necesidad en una organización es la carencia de un determinado bien o servicio, que en el sector público se traduce como un requerimiento, el cual está reflejado en el Cuadro de Necesidades y este a su vez en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) el cual debe ser elaborado con un año de anticipación con la finalidad de programar los bienes, servicios u obras orientadas al logro de objetivos y metas institucionales.
Un requerimiento es el inicio de un proceso de contratación en el estado, el cual debe estar correctamente formulado, pues de allí se garantiza el éxito o fracaso de la contratación, este se formula de acuerdo al pedido del área usuaria, si es un bien, se formulará las Especificaciones Técnicas, si la necesidad requiere de la contratación de un servicio, se realizará los Términos de Referencia (TDR).
Los TDR son una estructura en la cual en base a la necesidad del área usuaria se solicita un servicio; este documento detalla certeramente desde las generalidades, procesos de selección, y el requerimiento pieza fundamental del objeto de contratación.
Realizar un requerimiento en el sector alimenticio es más preciso, pues este se realizará en función de las raciones, normas sanitarias, normas nutricionales, calidad de los alimentos y cuidado del personal a cargo los cuales deben estar explícitamente descritos en los Términos de Referencia.
Si deseamos contratar a una concesionaria de alimentos para una entidad del estado, nuestros términos de referencia deben contener:
- Días hábiles calendarios en los cuales se desarrollará el servicio.
- Cantidad de raciones a prepararse en el día, estructura y frecuencia en la que servirán los alimentos.
- Especificaciones técnicas de los alimentos y contenido nutricional.
- Calidad de los insumos y productos alimenticios.
- Recepción de la materia prima, almacenamiento y conservación de productos perecibles.
- Principios generales para la preparación y conservación de alimentos.
- Especificación de la supervisión del servicio, se deben permitir las visitas inopinadas a las instalaciones que son responsabilidad del proveedor.
- Normas y certificaciones de higiene y salubridad, obligaciones del contratista.
- Experiencia del personal, formación profesional y equipamiento.
- Cantidad de personal obligatorio requerido para el servicio y consideraciones técnicas de la atención del personal.
- Relación justa entre la oferta y la demanda de los diversos productos a ofrecerse.
- Calidad de atención al área usuaria.
Además de la capacidad técnica y profesional, capacidad legal, habilitación y experiencia mínima a solicitarse a los proveedores, con la finalidad de que el servicio sea lo más coherente y satisfactorio posible al área usuaria final.
Todos los puntos descritos, son tomados en cuenta para la formulación de un Término de Referencia para la necesidad alimenticia de una entidad estatal, además de cumplir con las normativas vigentes enmarcadas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento correspondiente, recordemos que la Ley Nº 30225 (Ley de Contrataciones del Estado) ha sido modificada el 03/04/2017 por el Decreto Legislativo N° 1341 (ver cuadro comparativo) y el reglamento también (ver cuadro comparativo de reglamentos), es por esta razón que si usted va a tomar como referencia una licitación o concurso de concesionario de alimentos debe ser reciente y no antigua.
Cabe indicar que las contrataciones en el estado tienen un ente regulador y de absolución de controversias, el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE), quien se encarga también de la difusión de las convocatorias a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) en el cual los proveedores pueden ver las convocatorias públicas de su interés.
En Icor Food conocemos y cumplimos los requisitos que requiere para asegurar la calidad de alimentación para sus colaboradores, contáctenos.